Gestão da força de trabalho no setor de saúde italiano

 Citação dos números do ano de 2012:

Número de Hospitais (camas) 1163 (214’548)
hospitais públicos (camas) 542 (65’524)
hospitais privados credenciados (camas) 621 (149’024)
autoridades sanitárias locais (ASL) 145
despesa do governo com cuidados médicos €113 biliões

 

O governo parece disposto a fechar todos os hospitais pequenos e concentrar suas despesas nos grandes centros com 1'000-2'000 funcionários.

Neste cenário, seria de esperar uma utilização generalizada de ferramentas de gerenciamento da força de trabalho, a fim de planejar e controlar os empregados. Mas não é o caso.

 Nada de tudo isto acontece: muito poucos hospitais públicos usam ferramentas de gerenciamento da força de trabalho.

 De um lado, a administração não vê qualquer problema aqui. Todos os meses as escalas de serviço são preparadas por médicos e líderes de enfermagem: porque alguém deveria gastar dinheiro com algo que já tem?

 Por outro lado, os sindicatos são sempre muito suspeitos com todos os sistemas que prometem "produtividade": não haverá uma maneira de fazer os membros trabalhar mais duro?

 Ambas as partes erram por ignorância.

 Uma ferramenta de gerenciamento de força de trabalho - na verdade - proporciona benefícios tanto para os gerentes como para os funcionários.

 Vamos ver os benefícios:

 Eficácia: obtenha um planejamento correto e objetivo

 Poupança: economize milhares de horas de trabalho gastas no planejamento e obtenha uma utilização ótima da força de trabalho

 Consistência: obtenha uma política de escalas de serviço justa, objetiva e consistente

Transparência: obtenha regras objetivas amplamente aceitas, implementadas no planejamento. Consiga uma carga de trabalho partilhada de forma equitativa e se livre das principais causas de conflito entre o pessoal

 Controle: use métricas em tempo real para ficar imediatamente ciente de possíveis problemas críticos re a utilização de recursos humanos

 

Níveis de efetivos

 Os níveis de efetivos para o pessoal de saúde deve ser uma função da carga de trabalho, o que pode ser previsto a partir de dados históricos.

 Os hábitos de tomada de decisão rígidos no setor público fazem com que os níveis de efetivos não mudem de acordo com a carga de trabalho variável.

 Os níveis de efetivos semanais (DOM-SEG) não mudam durante o ano, exceto em dois períodos: Férias de natal e férias de verão.

 Durante o Natal e durante o verão os níveis de efetivos são reduzidos. Isso não se deve a uma menor carga de trabalho, mas à necessidade de garantir o devido número de dias de licença para o pessoal.

 Da mesma forma, os níveis de efetivos semanais se mantêm constantes durante os dias normais e são reduzidos durante o fim de semana. Isso não é (sempre) devido a uma carga de trabalho menor durante DOM-SAB, mas à necessidade de garantir um número mensal de fins de semana livres para todos os funcionários.

 Os níveis de efetivos usuais do pessoal de cuidados médicos é feito dessa forma:

 

turno SEG TER QUA QUI SEX SAB DOM
M 5 5 5 5 5 3 3
T 4 4 4 4 4 2 2
N 2 2 2 2 2 2 2

 

onde M=manhã T=tarde N=noite

Os níveis de efetivos planejados dos médicos são mais complexos porque:

  • existem várias atividades (Doppler, UTIC, Ergometria, etc) que podem ser executadas por um pequeno grupo de médicos
  • os médicos não estão disponíveis todos os dias da semana (muitos deles trabalham em clínicas particulares)
  • os médicos estão frequentemente ausentes para formações e reuniões 

O planejamento

Anteriormente as enfermeiras costumavam trabalhar de acordo com o repetitivo cronograma (ou escala de serviço) MTNFF ("manhã-tarde-noite- folga-folga")

 Uma escala de serviço tão fixa assim pode ser facilmente repetida mês após mês utilizando o Excel e a função Copiar/Colar.

 Mas isso foi há muito tempo.

 Hoje em dia as coisas são mais difíceis do que isso.

 Enfermeiras a tempo inteiro são uma parte (pequena) do pessoal fornecido. Diferentes contratos limitam o número total de horas de trabalho e disponibilidade durante o dia: tempo parcial horizontal, tempo parcial vertical, contratos a termo fixo com X horas, trabalhador temporário, etc

 Vários funcionários podem ter restrições especiais: sem trabalho noturno, cuidado de crianças com deficiência, licença de maternidade, etc

 A escalas de serviço é agora um complexo quebra-cabeças. Gerentes de enfermagem podem passar 80% do tempo preparando e mantendo uma escala de serviço, com altos custos para a empresa e baixa satisfação do pessoal.

 A súbita ausência de um ou mais enfermeiros é muitas vezes um problema sério. Uma escala de serviço mensal é uma tarefa difícil (você precisa montar um complexo relógio de N peças). Mas você tem alguns dias para concluí-lo. Corrigir um súbita ausência significa construir a maior parte do mesmo relógio (com algumas peças faltando) ... e você não tem tempo para isso. Você precisa corrigir o cronograma agora e com a máxima urgência!

 Muitas vezes, os líderes de enfermagem não estão cientes de que o pessoal que têm sob a sua alçada é de modo algum suficiente para cobrir o nível de atendimento exigido. E ficam desencorajadas por sua incapacidade de enquadrar o círculo.

 Muitas vezes você ouve a divertida história do camponês que vai para a feira. Ele tem duas moedas de dez centavos e quer comprar dez centavos de corda,

dez centavos de pregos e dez centavos de sementes: embora ele tente diversas combinações de compra, ele descobre (surpreso e desapontado) que sempre ficam faltando dez centavos.

 Isso muitas vezes acontece nas enfermarias dos hospitais. As enfermeira líderes têm baixas habilidades com o pessoal e não podem executar os controles básicos de conformidade entre o que é necessário (padrões de cuidados mínimos por censo) e o que está disponível (o número total de horas de trabalho do pessoal fornecido).

 O gerenciamento (pela astúcia ou ignorância) entrega a batata quente para os líderes de enfermagem ...

 Ao utilizar um software de gestão de força de trabalho a falta de pessoal seria automaticamente destacada, por isso é melhor NÃO usar esse software!

 Há alguns anos um vendedor de nossa empresa telefonou para um hospital italiano na latitude 40 ° N. Ele conversou com um gerente e tentou explicar os benefícios de um software de gerenciamento de força de trabalho.

 Manager: "Nós não temos problema de escalonamento aqui"

 Vendedor: "Ótimo! Você deve ser um centro de excelência! Qual o método que você usa de modo a resolver todos os problemas de escalonamento? "

 Manager: "Todas as manhãs nos departamentos as enfermeiras se contam a elas mesmas. Dependendo do contingente de enfermeiros trabalhando nós decidimos o que fazer "

 Eu receio que essa seja a ideia de "planejamento" em muitos hospitais.

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