Gestione della forza lavoro

Che cos'è un'applicazione di workflow management?

Un'applicazione di tipo Workforce Management (Pianificazione del Personale) è uno strumento software che aiuta i coordinatori a prevedere il fabbisogno e a organizzare il personale in un dato periodo di tempo (un giorno, una settimana, un mese).

 Una società che voglia sopravvivere e crescere in un'epoca che vede concorrenza e costi del personale sempre in aumento, ha bisogno di ottimizzare l'utilizzo delle risorse interne ed esterne, intese sia come personale che macchinari:

  • lo straordinario deve essere minimizzato o azzerato.
  • le ore totali di lavoro di ogni addetto devono essere saturate, ovvero adoperate per intero
  • l’attività aziendale deve essere misurata in termini di efficienza

Tutto questo può essere raggiunto attraverso l'uso di un'applicazione di Pianificazione del Personale.

 Un coordinatore che vuole redigere il turno (quotidiano, settimanale oppure mensile) ha bisogno di attenersi ad una serie di regole (contrattuali e aziendali) diverse e spesso tra loro contrastanti:

  • numero massimo di ore di lavoro
  • numero massimo di ore straordinario
  • quantità minima di riposo tra due turni
  • numero minimo di giorni di riposo nella settimana
  • numero minimo di giorni di ferie in un anno

La pianificazione del turno può essere paragonata ad una sorta di grande gioco a incastro dove ogni attività è un buco di forma differente e una risorsa un bullone di forma differente.

Ogni buco deve essere riempito con il bullone adatto ma

  • non tutti i bulloni sono disponibili a una specifica data
  • non tutti i bulloni sono disponibili in un orario dato
  • l'uso di un bullone deve attenersi ad un gran numero di regole
  • non tutti i bulloni seguono le stesse regole

Un'applicazione di Pianificazione del Personale è molto meglio di un foglio di calcolo Excel

Oggigiorno molti coordinatori utilizzano un foglio di calcolo Excel per redigere manualmente il turno di lavoro.

 Un foglio di calcolo Excel presenta numerosi vantaggi rispetto alla carta:

  • i dati possono essere tagliati/copiati/incollati con facilità
  • alcuni contatori possono essere aggiornati in modo automatico
  • i dati possono essere agevolmente aggiornati e stampati

Ma se paragoniamo un foglio Excel ad una applicazione di Pianificazione del Personale, vediamo che un foglio di calcolo non può:

  • tenere traccia delle modifiche
  • controllare dinamicamente il rispetto delle regole contrattuali/aziendale
  • inviare i dati ad altre applicazioni adoperando formati personalizzati
  • fornire statistiche e resoconti che si estendono su diversi fogli di calcolo

La programmazione oraria manuale richiede un'elevata dose di abilità. Sono necessari coordinatori con numerosi anni di esperienza. Un coordinatore che prepara manualmente un turno di lavoro non può essere sostituito con facilità. Un effetto dannoso per la società, che si trova a dipendere pesantemente dalla presenza del coordinatore. Peggio ancora per lo stesso coordinatore, il quale non può ambire ad essere trasferito ad un'altra mansione più remunerativa e soddisfacente. La persona  che prepara il turno rimane bloccata in questo ruolo per gran parte della sua vita lavorativa.

Vantaggi di un'Applicazione per la Pianificazione del Personale

Quando si utilizza un'applicazione di Pianificazione del Personale, le regole e i controlli sono memorizzati nel sistema. Al giovane coordinatore  occorre solamente imparare l'utilizzo dell'applicazione. Non gli viene richiesto di avere le capacità di John Nash nel film "A beautiful mind" o i lunghi anni di esperienza del suo predecessore dalla barba candida. Il novellino può diventare produttivo in pochi giorni.

 Il personale è consapevole che in azienda si lavora e non si fa festa. Il personale non fa storie nel caso sia chiamato a coprire una serie pesante di turni lavorativi. Tuttavia, il personale è molto sensibile all'equità e si aspetta e pretende che il carico di lavoro venga ripartito in modo equo tra tutti i colleghi.

 Per qualche ragione misteriosa mai studiata dagli psicologi, ogni addetto è del tutto convinto di essere trattato peggio di tutti gli altri. Ovviamente, anche nel caso normale che questo non corrisponda a verità.

 A causa di ciò, spesso il personale si sente frustrato con la direzione aziendale e i rapporti tra personale e direzione diventano tesi.

 Quando l'orario  viene preparato da un'applicazione software, gli addetti non hanno nessuno da incolpare. Anche se l'orario settimanale è decisamente sfavorevole per Mario, Mario sa che nessuno ha stabilito così perché ce l'ha con lui.

 Inoltre, l'applicazione è in grado di bilanciare i carichi di lavoro a lungo termine. Se anche Mario ha pescato il Gobbo Nero questa settimana, le cose andranno meglio nel futuro.

 L'uso di un'Applicazione di Pianificazione del Personale può garantire importanti benefici sulla soddisfazione degli addetti e sul miglioramento dei rapporti sul luogo di lavoro.

 Sintetizzando i vantaggi delineati fin qui, possiamo dire che: adoperando un'Applicazione di Pianificazione del Personale possiamo ottenere migliori programmi orari in tempo decisamente minore adoperando coordinatori meno esperti e aumentando la soddisfazione degli addetti. Inoltre possiamo essere sicuri che il turno ottenuto rispetta le regole lavorative e sindacali. Il migliore dei mondi possibili.

 Oltre a ciò vi sono alcuni vantaggi fondamentali che non abbiamo ancora affrontato: le presenze/libro paga, la fatturazione e le comunicazioni tra società e addetti.

Si dice che del maiale non si butta via niente. Analogo è il caso di un'applicazione di Pianificazione del Personale. I dati memorizzati dal coordinatore nel momento della pianificazione (quei dati che vengono di regola buttati via nel caso del foglio Excel) diventano oro perchè forniscono automaticamente paghe e fatturazione e migliorano grandemente la comunicazione tra società e addetti.

Contact us
Demo gratuite
Call Me Now!
Chiamami! Inserisci il tuo n. di telefono qui
Buy Tickets Now!
Tickets