Stampare i turni di servizio

In fase di pianificazione, il coordinatore suddivide tutta l'attività lavorativa dell'azienda in piccoli servizi. Un servizio viene definito da serie di dati:

  • data del servizio
  • cliente
  • codice contratto
  • tipo di attività
  • ora inizio
  • ora fine
  • sito
  • qualifiche richieste
  • note

 

In fase di produzione il coordinatore accoppia ad ogni servizio il nome di un addetto idoneo e disponibile .

Una volta che il turno di lavoro è completato, possiamo stampare il turno di lavoro e questo sarà il primo risultato.

Nel seguito, vedremo come saranno preziosi questi dati allo scopo di ricavare gratuitamente una serie di prospetti che di regola sono ottenuti solo con alto costo di manodopera.

Consegnare i turni di servizio

Per alcune società è sufficiente appendere il foglio del turno nella bacheca principale, per rendere disponibile l'orario di lavoro per tutto il personale

Tuttavia, quando il personale è numeroso, anche la notifica al singolo addetto risulta un problema.

Tra le soluzioni correnti:

alcune aziende predispongono un numero telefonico dove le segretarie sono in grado di dettare i turni di servizio agli addetti che telefonano. Non si tratta del metodo migliore, perché le segretarie costano denaro, le linee telefoniche costano denaro e gli addetti non hanno piacere nel trascorrere gratuitamente del tempo al telefono.

Alcune società dettano i turni di servizio in una segreteria telefonica. Tale soluzione risparmia sul tempo delle segretarie, ma il personale è obbligato a trascorrere ancora più tempo al telefono (debbono ascoltare i turni di servizio dei vari colleghi prima di riuscire a ricavare le informazioni che desiderano).

Con un'applicazione di Pianificazione del Personale  possiamo:

  • pubblicare automaticamente i turni di servizio sul web
  • predisporre un sistema IVR (risponditore automatico interattivo): gli addetti che telefonano digitano la loro matricola e subito possono ascoltare l'informazione desiderata attraverso una voce sintetizzata
  • inviare un SMS, dinamicamente creato, a tutti i soggetti interessati. Si possono adoperare SMS certificati
  • inviare un'e-mail, dinamicamente creata, a tutti i soggetti interessati.

 

Fatturazione

Quando il turno di lavoro viene creato con un foglio Excel, ogni servizio svolto deve essere inserito manualmente nel programma di fatturazione. Si tratta di un'operazione laboriosa e costosa. Inoltre in questa fase vengono spesso introdotti errori di digitazione che falsano i costi da addebitare e le tariffe da applicare al cliente.

Ogni errore costa caro sia in termini lavorativi che di soddisfazione del cliente:

lamentele da parte dei clienti, note di credito, nuove fatture, etc

Prendiamo ad esempio una società che vuole fatturare il lavoro effettuato nel periodo da Data1 a Data2.

Possiamo interrogare il database e ricavare in pochi millisecondi tutto il lavoro fatto in quel periodo per ogni cliente, comprese le ore lavorate per ogni servizio.

Ci basta solamente creare e popolare una tabella con le tariffe concordate per cliente/servizio.

L'applicazione stamperà automaticamente ogni fattura ed esporterà i dati di fatturazione verso il software di contabilità.

La fatturazione può essere elaborata in un tempo minimo riutilizzando i dati già esistenti. Nessun errore, nessun dato replicato, nessuna incoerenza.

Presenze

Come sa bene chiunque sia sposato, quello che viene pianificato raramente corrisponde al risultato. Il giorno seguente a quello della pianificazione, il coordinatore avrà sempre bisogno di modificare i turni di servizio allo scopo di prendere in considerazione:

  • le assenze impreviste
  • le ore lavorate di straordinario
  • l'ora di inizio/fine spostata
  • le attività cancellate
  • le sostituzioni
  • le gratifiche e le sanzioni

 

Se viene utilizzato un qualche tipo di modulo per palmare o smartphone ad uso dei capisquadra, la maggior parte delle modifiche possono essere inserite nel nostro database in automatico.

Se viene utilizzato un qualche tipo di rilevamento automatico delle presenze, il confronto fra gli orari di ingresso/uscita pianificati con quelli reali  possono essere conciliati in tempi brevissimi.

Mettiamo il caso che la società voglia creare il prospetto delle presenze nel periodo da Data1 a Data2.

Possiamo interrogare il database e ricavare in pochi millisecondi tutti i dati del personale:

  • ore lavorate distinte per ore diurne/ore notturne/giorno feriale/giorno festivo
  • straordinari
  • assenze
  • debito orario
  • banca oraria

 

Libro Paga

I dati di presenza possono essere corretti ed esportati nel formato previsto dai più diffusi programmi per paghe.

Controlli

Di regola i ricavi di un'azienda del settore servizi provengono in larga misura dai servizi svolti dal personale.

Allo stesso modo, i costi di un'azienda del settore servizi provengono in gran parte dal costo del personale.

Entrambi i dati in larga percentuale sono contenuti nel database di un' applicazione di Pianificazione del Personale.

Quando conosciamo i ricavi e i costi, siamo pronti per l'ultimo passo: sapere quale è stato l'utile aziendale nel periodo che ci interessa.

Inoltre i dati memorizzati possono essere adoperati per ricavare un elevato numero di prospetti utili per il controllo aziendale. Ne citiamo alcuni:

  • Turni Settimanali
  • Turni Mensili
  • Turni Giornalieri
  • Turni per Addetto
  • Presenze per Addetto
  • Elenco Assenti
  • Servizio per Cliente
  • Servizio per Qualifica
  • Elenco Extra
  • Banca Ore
  • Controllo Qualità
  • Esposizione al Rischio

 

Pensiamo solamente a quale quantità di informazioni viene sprecata, quando adoperiamo un foglio di calcolo Excel.

Notiamo quanti vantaggi vengono ottenuti gratuitamente con l’uso della Pianificazione del Personale, senza dimenticare i vantaggi dal punto di vista della velocità e della correttezza dei dati.

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