Pianificazione delle risorse (parte 1)

Definizione e semplice esempio

Per pianificazione delle risorse si intendono le attività atte a:

• stimare il fabbisogno di personale in azienda a breve/medio/lungo termine
• stimare la disponibilità di personale in azienda nel breve/medio/lungo termine
• confrontare le due stime
• individuare una possibile carenza/eccesso di personale
• individuare le azioni necessarie per raggiungere il livello di personale/qualifiche desiderato

 

Esempio

Unità di vendita e assistenza ai clienti
Qualifica	Livelli attuali	Previsioni a 12 mesi	Differenza	Azioni
		Fabbisogno	Disponibilità
A1. Commerciale	100	110	71	-39	Ricerca nuovo personale   Formazione
A2. Capo Commerciale	20	15	22	+7
B1. Tecnico	200	250	140	-110
B2. Capo Tecnico	15	25	22	-3
Totali	335	400	255	-145

 

L’esempio mostra uno studio parziale condotto a 12 mesi su una specifica unità (vendita e assistenza clienti) che per semplicità supponiamo avere un totale di sole 4 qualifiche.

Per ciascuna qualifica scriviamo il livello attuale (come numero di dipendenti), il fabbisogno e la disponibilità fra 12 mesi e otteniamo in totale una carenza di 145 unità.

Notiamo che la carenza è distribuita in modo non uniforme per le 4 qualifiche. Per 3 qualifiche c’è una carenza (di 39, 110 e 3 dipendenti). Per una qualifica è previsto un eccesso di personale (7).

Queste cifre guidano le azioni correttive da intraprendere. Le differenze sono di tipo e valore diverso per ciascuna qualifica. Ne segue che le azioni correttive saranno diverse per ciascuna qualifica, con l’effetto sperato di bilanciare fra 12 mesi il fabbisogno e la disponibilità di personale.

Vediamo il processo in maggiore dettaglio.

Il processo di previsione

Per avere la lista delle qualifiche utilizzate nell’unità considerata e l’attuale numero di dipendenti per qualifica (A1, A2, B1, B2 nell’esempio precedente) può bastare una telefonata all’ufficio paghe.

Scrivere cifre sulle colonne “Fabbisogno e Disponibilità a 12 mesi” può invece sembrare qualcosa di esoterico. Dovremo ricorrere alla famosa sfera di vetro della chiromante ?

La risposta è ovviamente no. Abbiamo in azienda elementi che ci permettono di scrivere numeri verosimili in entrambe le colonne misteriose.

Fabbisogno a 12 mesi

In ogni azienda c’è un ufficio programmazione. Qui qualcuno ha già previsto nel budget le cifre di vendita a 12 mesi per ciascun prodotto/servizio. Passare dalle cifre di vendita alle quantità di produzione e quindi al fabbisogno di personale è fattibile. Questa è chiamata pianificazione “plan-based”.

Il rapporto fra i numeri di produzione e il fabbisogno di personale costituisce l’indice di produttività aziendale e varia da azienda ad azienda. Esso dipende da diversi fattori: livello tecnologico, macchinario utilizzato, norme di sicurezza, norme antiinquinamento, etc.

Nel corso dell’anno cambiamenti improvvisi nei gusti del pubblico o nuove leggi sul lavoro possono produrre il caos nelle cifre pianificate.

In questa eventualità si ricorre a speciali “progetti/studi” correttivi.

Come un comandante di nave,  il manager  passa la sua vita aziendale a correggere la rotta da lui stesso pianificata e giornalmente messa alla prova da tempeste, falle ed emergenze varie.

Il fabbisogno a breve (2-3 mesi) è conosciuto con esattezza con Euplan. Quando i servizi giornalieri programmati sono inseriti e duplicati per i prossimi mesi, Euplan fornisce in automatico la segnalazione di eventuali criticità.

Come azione correttrice, gli operatori di produzione di loro iniziativa possono bloccare ferie e permessi nei periodi di criticità e/o fare richiesta di nuovi dipendenti all’ufficio del personale.

 

Pianificazione a breve/medio/lungo termine

Pianificare significa guardare al futuro. Quanto lontano dobbiamo guardare ? Tipicamente si effettuano 3 pianificazioni:

• lungo termine (3 anni e più)
• medio termine (1-3 anni)
• breve termine (1 anno o meno)

Non è possibile pianificare sul nulla, quindi l’estensione massima della pianificazione delle  risorse segue quella dell’ufficio programmazione.

Eventi particolari in azienda (apertura di un nuovo punto vendita, lancio di un nuovo prodotto, etc) verranno trattati come progetti/studi della durata di pochi mesi.

 

Qualifiche professionali e livelli

Per quali qualifiche e livelli dobbiamo effettuare la pianificazione ?

Nell’esempio utilizzato abbiamo studiato fabbisogno e disponibilità per 2 qualifiche e 2 livelli per qualifica:

• commerciale
• capo commerciale
• tecnico
• capo tecnico

In genere dobbiamo basare il nostro esame su tutte le qualifiche e i livelli per i quali esiste un eventuale problema di scarsità o eccesso.

Nel caso di carenza o eccesso di certe qualifiche/livelli, e’ bene individuare eventuali percorsi di mobilità per utilizzare la forza lavoro esistente minimizzando nuove assunzioni e/o licenziamenti.

 

Unità di misura

Per riempire la colonna “Livelli attuali” basta telefonare all’ufficio paghe ?  Sì, ma con giudizio.

Un dipendente part-time a 20h/settimana non può essere calcolato 1 come un dipendente full-time a 40h/settimana.

La nostra unità di misura deve essere FTE, cioè Full Time Equivalent, dove il dipendente  full time varrà 1, il dipendente part-time a 20h varrà 0,5 e il dipendente part-time a 30h varrà 0,75.

 

Disponibilità a 12 mesi

Come nei problemi di scuola, il volume dell’acqua di una vasca al tempo T sarà pari al volume misurato al tempo T0 + l’acqua entrata fra T e T0 – l’acqua uscita fra T e T0 .

I numeri dei dipendenti disponibili al tempo T0 (opportunamente omogenizzati in FTE) ce li fornisce l’ufficio paghe.

Resta da vedere quanti dipendenti lasciano presumibilmente l’azienda (o cambiano qualifica/livello) nei prossimi mesi e quanti sono assunti nei prossimi mesi.

L’indice di turn-over è un prezioso parametro storico tipico di ciascuna azienda che indica quale percentuale di dipendenti (per qualifica e livello) lascia l’azienda di media in 12 mesi.

Se aggiungiamo al conto i cambi di categoria e i trasferimenti di personale previsti nel periodo (di regola noti con largo anticipo) otteniamo

 

Tempo T0	+	Ingressi	-	Uscite	=	Tempo T1
Livello corrente=100		Cambio Categoria+ Trasferimenti=10		Cambio Categoria +Trasferimenti=25 Dimissioni=12		Disponibilità stimata=75

 

Una volta individuate eventuali criticità (carenza o eccesso di personale per singola qualifica/categoria) dobbiamo individuare le azioni correttive necessarie minimizzando assunzioni e licenziamenti.

Questo sarà un tema da trattare in uno dei futuri articoli.