Pianificazione, Orario e Presenze

Al momento della pianificazione turni dobbiamo prendere in considerazione "morti e feriti".

Questo vuol dire che dobbiamo escludere gli assenti dall'elenco degli addetti disponibili.

Così per gli assenti inseriamo il codice del giustificativo anziché quello del turno previsto.

Sfortunatamente sono frequenti anche assenze non pianificate: gli addetti previsti al lavoro chiamano per comunicare di essere malati... all'ultimissimo momento... o anche più tardi.

Qualche volta si possono sostituire le assenza impreviste con personale a chiamata. Altre volte non si trovano rimpiazzi e abbiamo la scelta di lavorare a personale ridotto oppure di cancellare l'attività (di solito, questo non risulta possibile).

Spesso il personale previsto per servizi minori viene spostato su attività scoperte che invece non possono essere cancellate o dilazionate.

Quando il piano dei turni viene eseguito a mano, il foglio dei turni del "giorno dopo" è pieno di righe, segni, cancellature, annotazioni: una prova chiara della battaglia affrontata per correggere i problemi e mantenere soddisfatti tanto i clienti.

Nelle organizzazioni complesse, la persona che combatte ogni giorno e notte questo tipo di battaglie non è il pianificatore, ma il "controllore".

Possiamo avere solo una vaga idea di quante possano essere le cose che vanno storte durante un turno: una gru si blocca e lascia inattivi 30 addetti portuali (un giorno d'inattività di una nave costa almeno 30.000 dollari). Un furgone corazzato viene assalito dai rapinatori. Un camioncino che trasporta pasti caldi per 500 persone rimane fermo in un ingorgo stradale.

Quando la polvere si posa e il controllore torna a casa per riposarsi, il quadro turni viene corretto secondo il reale tempo di inizio e di fine di ogni servizio, vengono riportati gli assenti improvvisi e i rimpiazzi, le rese, i premi, gli straordinari, e così via.

I dati reali sono ora pronti per essere inviati all'ufficio personale.

Pianificazione, Orario e Presenze: commercio al dettaglio, industria e sanità

Sono numerosi i settori dove gli addetti lavorano in sede (in un negozio, stabilimento o clinica).

In questo caso, è molto comodo  l'utilizzo di un lettore biometrico che memorizza gli orari di timbratura di ingresso e di uscita.

Ancora oggi i lettori di badge sono molto usati, ma hanno numerosi difetti:

  • i badge devono essere stampati. Una stampante di badge costa cara. L’operazione è laboriosa e costosa.
  • i badge possono essere dimenticati a casa. Per questa circostanza dobbiamo prevedere una procedura cartacea. L’operazione è laboriosa e costosa. La procedura cartacea indebolisce l'impegno profuso per il controllo.
  • i badge si smagnetizzano. Come nel caso di un badge dimenticato, si deve adottare una procedura cartacea. In più, un badge smagnetizzato deve essere nuovamente stampato
  • i badge permettono frodi: un collega disonesto può timbrare con il badge al posto del legittimo proprietario (oltre a timbrare con quello di sua proprietà)

Un'applicazione di timbratura biometrica può rivelarsi uno strumento prezioso da adoperare in congiunzione con un'applicazione di pianificazione del personale.

L'applicazione di pianificazione memorizza i dati programmati, quella che si occupa di timbrature memorizza i dati reali.

Dal confronto tra dati pianificati e quelli reali per ogni addetto, possiamo scoprire numerose interessanti eccezioni:

  • ingresso in ritardo
  • uscita in ritardo
  • ingresso anticipato
  • uscita anticipata
  • assenza non pianificata
  • turno non pianificato
  • timbrature ingresso/uscita non coerenti
  • timbratura di ingresso mancante
  • timbratura di uscita mancante

Il numero di eccezioni trovate è un indice che misura la confusione all'interno della nostra azienda.

In una situazione ideale, il numero di eccezioni dovrebbe essere 0.

Tanto maggiore il numero di eccezioni, tanto maggiore la confusione.

Quando il file di eccezioni è grande, dobbiamo sottoporre a verifica l'organizzazione interna.

Applicazioni evolute di Rilevazione Presenze possono migliorare la comunicazione tra gli addetti e la direzione.

Un'applicazione evoluta di Rilevazione Presenze è in grado di visualizzare messaggi pubblici (per tutti gli addetti) oppure messaggi privati (per l'addetto singolo che sta timbrando l'ingresso/uscita).

Inoltre, un'applicazione evoluta di Rilevazione Presenze può essere adoperata dagli addetti per

  • chiedere un giorno libero (per ferie, permesso e così via) in una specifica data
  • notificare gli straordinari o l'indennità di viaggio
  • notificare una timbratura ingresso/uscita mancante
  • tenere traccia dell’iter delle loro richieste mentre queste scorrono lungo la gerarchia aziendale per la convalida
  • controllare in tempo reale il numero di giorni di ferie non utilizzati, gli straordinari, gli extra, ecc.
  • controllare le timbrature di ingresso/uscita registrate nei giorni precedenti e le ore effettive lavorate nel mese
  • leggere il cedolino paga

Una bella caratteristica delle applicazioni evolute per Rilevazione Presenze è la capacità di avvisare, tramite e-mail o sms, quando si verificano circostanze particolari, ad esempio quando Giovanni richiede lo straordinario.

Alcune applicazione di Rilevazione Presenze permettono la timbratura via web. Timbrare un ingresso tramite web potrebbe sembrare un controsenso.

Un addetto potrebbe timbrare l'entrata da casa, dall'estero, da qualsiasi posto si trovi in quel momento !

Ma non è così semplice. Qualcuno ci ha già pensato e ha escogitato alcune possibili soluzioni:

  • il collegamento al server avviene tramite una VPN autenticata. Computer privi di autenticazione non saranno in grado di accedere all'applicazione.
  • è previsto un certificato per il browser. Computer privi di certificato non riusciranno ad accedere.
  • insiema alla timbratura viene registrato l'indirizzo MAC della scheda di rete del client. Questo consente una verifica a posteriori della validità del pc utilizzato.
  • il collegamento IP viene registrato insieme con la timbratura. Questo consente una verifica a posteriori in base ad un elenco di IP ammissibili
Contact us
Demo gratuite
Call Me Now!
Chiamami! Inserisci il tuo n. di telefono qui
Buy Tickets Now!
Tickets